Bevor du mit deinem Projekt startest, ist eine gute Planung wichtig. Sie hilft dir, deine Ideen zu ordnen, klare Ziele zu setzen und die nächsten Schritte sinnvoll zu strukturieren.

In der Projektplanung überlegst du dir, was du machen möchtest, warum du es machen willst und wie du dabei vorgehst. Du denkst auch darüber nach, welche Materialien oder Unterstützung du brauchst und wie viel Zeit du für die einzelnen Aufgaben einplanen willst. Eine durchdachte Planung ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen Projekt – sie gibt dir Orientierung und macht deine Arbeit effizienter.

 

Für die Planung der Arbeitsschritte in einem Projekt gibt es verschiedene Methoden, die dir helfen können, den Überblick zu behalten und strukturiert vorzugehen.

 

• To-do-Liste (analog): Eine einfache Liste mit Aufgaben, die du nach und nach abhakst.
• Ganttdiagramm (digital): Ein Zeitbalken, auf dem du die einzelnen Projektschritte und ihre Dauer einträgst (Excel-König).
• Kanban-Board: Aufgaben werden auf Karten geschrieben und zwischen Spalten verschoben (Kanban-Framework von Miro).
• Meilensteinplan: Du legst wichtige Etappen (Meilensteine) fest, die du bis zu einem bestimmten Datum erreichen willst.

 

Probleme der Zeiteinschätzung und ihre Folgen

 

• Unterschätzung des Zeitbedarfs
• Nichtberücksichtigung von Teamkonflikten
• Verplanung der Zeit ohne Pufferzonen
• Nichtberücksichtigung des Faktors «Zufall» (Krankheit, Stromausfall, Systemabsturz)
• keine Zeitkontrolle (Meilensteine)

Folgen

• Stress
• Zusatzkosten
• Nachschichten
• Teamkonflikte
• ...

 

ALPEN-Methode (To-do-Liste)

 

Mit der ALPEN-Methode gelingt es dir, dein Projekt in die einzelnen Arbeitsschritte zu gliedern.

 

ALPEN steht für

• Aufgaben und Arbeiten notieren
• Länge der Tätigkeiten einschätzen
• Pufferzonen berücksichtigen (typisch 20–40 % für Unvorhergesehenes)
• Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen (Reihenfolge)
• Nachkontrolle und Unerledigtes auf nächsten Tag übertragen

 

Übertrage zuerst alle zu erwartenden Aufgaben deines Projekts in eine Tabelle (=A).
Nun überlegst du dir, welche Aufgaben du zuerst, als Zweites usw. bis zuletzt erledigen kannst (=E).
Schätze für alle deine Aufgaben die benötigte Zeit ein (=L).

 

Am Beispiel «OpenAir Konzert» siehst du, wie dies gemeint ist: Du planst in der Gruppe ein OpenAir Konzert an einem Samstagabend in Rothrist. Dieses Konzert findet im Juni statt. Zeitbudget: 40 Wochen.

 

Nun sortierst du die Aufgaben nach der Reihenfolge (=E), planst Pufferzonen (=P) ein und überträgst
 das Ganze in ein Planungsinstrument, hier zu sehen am Beispiel Terminliste!

Ganttdiagramm

 

Ein Gantt-Diagramm ist ein Planungs- und Visualisierungswerkzeug, das vor allem im Projektmanagement verwendet wird. Es hilft, Abläufe, Aufgaben und Zeitpläne übersichtlich darzustellen.

 

Ein Gantt-Diagramm ist eine balkenbasierte Zeitachse, bei der:

• die Aufgaben eines Projekts senkrecht (y-Achse) aufgelistet sind,

• und der Zeitraum (Tage, Wochen, Monate) waagrecht (x-Achse) abgebildet ist.

Jede Aufgabe wird durch einen Balken dargestellt, dessen Länge dem benötigten Zeitraum entspricht.

 

Ein Gantt-Diagramm hilft bei:

• 📅 Planung: Welche Aufgaben müssen wann erledigt werden?

• 🔁 Abfolge: Welche Aufgaben hängen voneinander ab?

• 👥 Ressourcenzuweisung: Wer arbeitet woran?

• 📈 Überwachung: Was ist bereits erledigt, was steht noch an?

Es macht die Projektstruktur visuell nachvollziehbar und fördert die Transparenz und Koordination im Team.

 

Ein Gantt-Diagramm erstellt man in:

• MS Excel
• Google Sheets
• MS Project
• Asana
• ...

 

📝 Auftrag

Selbst ein Gantt-Diagramm erstellen ist möglich, aber braucht etwas Hilfe. Die Webseite «Excel König» zeigt dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Versuche das Diagramm selbst nachzubauen.

 

Kanban-Methode (leichte Methode mit Zetteln)

 

Die Kanban-Methode ist eine agile Arbeits- und Projektmanagementmethode, die hilft, Arbeitsprozesse visuell zu organisieren, Engpässe zu erkennen und effizienter zu arbeiten. Ursprünglich stammt sie aus der japanischen Automobilindustrie (Toyota) und wird heute in vielen Bereichen eingesetzt – von Softwareentwicklung bis Schulprojekten.

 

Was ist Kanban?

„Kanban“ bedeutet auf Japanisch so viel wie „Schild“ oder „Tafel“. Es handelt sich um ein visuelles System, das zeigt, welche Aufgaben gerade:

• geplant,

• in Bearbeitung,

• oder bereits abgeschlossen sind.

 

Wozu dient die Kanban-Methode?

• 🧠 Transparenz schaffen: Jeder sieht, woran gearbeitet wird.

• 🔁 Arbeitsfluss verbessern: Engpässe oder Überlastung werden sichtbar.

• 🧩 Flexibilität erhöhen: Aufgaben können jederzeit angepasst oder umpriorisiert werden.

• ⏳ Wartezeiten reduzieren: Durch Limitierung der gleichzeitig laufenden Arbeiten („Work in Progress“).

 

Wie funktioniert Kanban konkret?

1. Tafel oder Board erstellen

• Unterteilt in Spalten, z. B.:

  • „To Do“ – Aufgaben, die noch anstehen

  • „In Arbeit“ – Aufgaben, die gerade bearbeitet werden

  • „Erledigt“ – fertige Aufgaben

2. Aufgaben als Karten

• Jede Aufgabe wird als Karte (Sticky Note oder digitale Karte) dargestellt.

• Die Karten wandern von links nach rechts, je nach Bearbeitungsstand.

3. WIP-Limits setzen (optional)

• Maximalanzahl an Aufgaben, die gleichzeitig „In Arbeit“ sein dürfen (z. B. 3)

• Das verhindert Überlastung und fördert den Fokus.

 

Typische Tools für Kanban

• Analog: Whiteboard + Haftnotizen

• Digital:

  • Miro

  • Trello

  • Jira

  • Asana

  • ClickUp

Quellen